Pengertian Arsip berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tetang Kearsipan dalam Pasal 1 (satu).

Arsip merupakan dokumen yang digunakan untuk membuat keputusan yang tepat dalam berkomunikasi dengan orang lain berdasarkan memori yang telah ada. Dengan demikian, pengelolaan arsip harus mudah ditemukan, sederhana, dan aman. Perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  saat  ini menyebabkan perubahan dalam bidang pendidikan terutama bagi para pelajar, begitu pula pada arsip yang dahulunya merupakan arsip bermedia kertas namun sekarang berkembang menjadi arsip yang medianya tersaji dalam bentuk media baru seperti film, kaset, video, elektrik, CD, DVD, flashdisk, hard disk, dan lainlain. 

Dalam kamus besar bahasa Indonesia (KBBI) Arsip didefenisikan sebagai simpanan surat-surat penting. 

Namun dalam pembahasan ini akan menjelaskan pengertian Asrip berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tetang Kearsipan dalam Pasal 1 (satu).

Adapun pengertian - pengertiannya  tentang asip sebagaiman yang termuat dalam perundang-undangan tersebut yaitu sebagai berikut :

UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA

NOMOR  43  TAHUN  2009

TENTANG

KEARSIPAN

• Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
• Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 
• Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 
• Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.  
• Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.  
• Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 
• Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
• Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.  
• Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.   
• Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.  
• Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 
• Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.